緊跟國(guó)家數字化轉型要(yào / yāo)求，雲思智慧“政會通”解決方案落地(dì / de)上(shàng)海市經信委

  上(shàng)海市經濟和(hé / huò)信息化委員會（下稱“上(shàng)海市經信委”）是(shì)上(shàng)海市政府的(de)重要(yào / yāo)部門，主要(yào / yāo)負責推動上(shàng)海市經濟和(hé / huò)信息化的(de)發展、推進工業升級和(hé / huò)創新、加強能源和(hé / huò)環境保護等方面的(de)管理和(hé / huò)監督工作。中央專門出(chū)台了(le／liǎo)《中央八項規定》及實施細則，對精簡會議活動、提高會議效率和(hé / huò)質量做出(chū)了(le／liǎo)明确的(de)規定。另外，中共中央、國(guó)務院印發的(de)《擴大(dà)内需戰略規劃綱要(yào / yāo)（2022－2035年）》中提出(chū)，加快傳統線下業态數字化改造和(hé / huò)轉型升級，并依據此提出(chū)了(le／liǎo)衆多政策支持。爲(wéi / wèi)積極響應政策，同時(shí)如何将先進的(de)會議管理思想、體系、方法論，與新一(yī / yì ／yí)代信息技術融合，應用到(dào)會議規範管理和(hé / huò)會議過程管理中，爲(wéi / wèi)自己旗下企業做出(chū)數字化轉型新榜樣，是(shì)上(shàng)海市經信委亟待解決的(de)問題。

  上(shàng)海市經信委在(zài)聽取雲思會議數字化解決方案（政會通®）的(de)相關彙報後，了(le／liǎo)解到(dào)政會通專爲(wéi / wèi)提高政府會議效率，促進會議決議高效落地(dì / de)，加深會議成果執行效果。上(shàng)海市經信委率先推行會議數字化轉型，爲(wéi / wèi)所轄企業及兄弟部門做出(chū)積極表率。

打造一(yī / yì ／yí)體化平台  夯實會議場景“地(dì / de)基”

  上(shàng)海市經信委處室衆多，且與其他(tā)兄弟委辦局共用一(yī / yì ／yí)座辦公樓，雖然樓内配置了(le／liǎo)一(yī / yì ／yí)定比例會議場所，但委辦會議、黨組會議、專題會議衆多，業務會議頻繁，會議室資源相當緊俏。

  雲思政會通®數字化會議解決方案，利用新一(yī / yì ／yí)代物聯網及數字化技術，将政府會議的(de)會議召集、會議準備、會議執行、會後管理全生命周期的(de)會議活動進行整合與打通，通過将各類會議活動中的(de)人(rén)、物、場景數字化、在(zài)線化、信息化、智能化，實現政府會議的(de)數字化轉型，爲(wéi / wèi)各級政府機關提高會議效率，發揮會議效能，增強政府執行力提供了(le／liǎo)新一(yī / yì ／yí)代的(de)會議應用及管理工具。

信息同步是(shì)關鍵  破除角色“擁堵點”

  爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)應對會議室供不(bù)應求的(de)情況，數字化會議預約應運而(ér)生。上(shàng)海市經信委原來(lái)的(de)會議預約系統僅能實現線上(shàng)會議室預約，可線上(shàng)預約情況與線下會議室實際狀态脫節，無法真實反映會議室的(de)使用情況和(hé / huò)會議進程情況。

  政會通®提供線上(shàng)線下多端會議預約方式，并在(zài)會議室門口設置會議狀态屏，實時(shí)展示本會議室的(de)會議議程、時(shí)間等信息，展示内容更直觀、真實，有效避免會議室資源使用沖突，提高會議室使用率。

（會議占用，指示燈變爲(wéi / wèi)紅色）

  會議預約成功後，會議通知自動發送至參會人(rén)手機，大(dà)量節約會議發起人(rén)溝通成本。

（會議列表清晰明了(le／liǎo)）

  在(zài)會議準備階段，會議發起人(rén)可通過會議議題編排管理工具一(yī / yì ／yí)站式完成議題管理及議程編排。通過過程與資料數字化終端，參會人(rén)可以(yǐ)提前預覽會議議題和(hé / huò)會議資料，避免了(le／liǎo)議題資料錯漏、遺失、重複的(de)情況。

（會議議題及資料上(shàng)傳）

場景應用更溫暖   提高管理“便捷性”

  上(shàng)海市經信委所在(zài)大(dà)樓辦公單位衆多，會議室也(yě)分布在(zài)不(bù)同樓層。爲(wéi / wèi)節約參會人(rén)尋找會議室的(de)時(shí)間，雲思在(zài)樓層電梯廳設置會議引導屏，直觀地(dì / de)顯示會議室位置和(hé / huò)每個(gè)會議室當日所有會議安排，方便參會人(rén)員查詢并準确抵達目标會議室。

（會議引導屏）

  政府會議對參會人(rén)座次要(yào / yāo)求極高，雲思政會通®以(yǐ)電子(zǐ)席卡代替紙質坐席卡，同時(shí)聯動智慧會議數字化平台，自動獲取人(rén)員及座位信息，動态顯示人(rén)員及會議信息，人(rén)性化提示參會人(rén)員快速入座，不(bù)僅減少了(le／liǎo)紙質耗材使用，降低了(le／liǎo)會務成本，還能提高會前準備便捷性，提升會議體驗感。

（會議電子(zǐ)席卡）

智能服務更高效  提升參會“體驗感”

  爲(wéi / wèi)使會議的(de)主持人(rén)、參會人(rén)、彙報人(rén)獲得足夠的(de)會議參與感與體驗感，雲思政會通®在(zài)會議召開過程中爲(wéi / wèi)各參會角色分配了(le／liǎo)不(bù)同的(de)權限功能。比如：

  主持屏提供議題預先設置、資料多端共享、時(shí)間提醒等服務，輔助主持人(rén)合理管控會議流程及時(shí)間，極大(dà)地(dì / de)方便上(shàng)海市經信委節奏快、時(shí)間緊的(de)會議模式，使會議流程更規範，會議目标更明确。

（會議主持屏）

  傳統會議中，會議資料的(de)打印、分發往往會造成紙質浪費、資料外洩、文件分發或攜帶不(bù)便的(de)問題。政會通®爲(wéi / wèi)上(shàng)海市經信委打造的(de)參會屏，除了(le／liǎo)完美解決紙質會議資料的(de)弊端外，可以(yǐ)解決會議過程中資料與會議進度同步的(de)問題，提升參會人(rén)體驗感與參與度。

（會中塗鴉可打包帶走）

  會議過程控制嚴格按照議程進行，超時(shí)提醒、議題時(shí)長調整統統在(zài)主持屏上(shàng)輕松搞定。

（超時(shí)提醒）

  與此同時(shí)，會議進度也(yě)會實時(shí)更新在(zài)侯會室内的(de)候會屏上(shàng)，實時(shí)提示當前議程動态信息，方便會場外侯會人(rén)員及時(shí)獲取會議進程，候會更加從容。

（候會屏）

  會中參會人(rén)員可以(yǐ)通過參會屏，一(yī / yì ／yí)鍵呼叫服務。會務人(rén)員可以(yǐ)通過系統同時(shí)爲(wéi / wèi)多個(gè)會議室，提供更加高效、精準的(de)即時(shí)服務，提高會議規格和(hé / huò)流程規範性。

（會中呼叫服務）

會議效果有保障  深化會議“價值感”

  會議的(de)目的(de)通常是(shì)爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)做出(chū)決策、讨論問題或制定計劃。爲(wéi / wèi)保證會議決策和(hé / huò)行動落地(dì / de)，會議結束後對會議效果的(de)跟蹤同樣重要(yào / yāo)。

  雲思政會通®可以(yǐ)更方便地(dì / de)連接會議與數字化檔案。一(yī / yì ／yí)會一(yī / yì ／yí)檔，構建會議與數字化會議紀要(yào / yāo)的(de)連接，實現會議決議、知識的(de)沉澱，全文會議信息檢索，提高會議紀要(yào / yāo)的(de)有效利用率，激活會議内容價值。

（會議檔案截圖）

  辦公室人(rén)員在(zài)系統内創建待辦、交辦、督辦事項，進行事項跟蹤和(hé / huò)管理，确保會議決議通過待辦督辦管理工具得到(dào)落實和(hé / huò)處理。

（代辦督辦）

  另外，委領導可以(yǐ)通過可視化視圖表了(le／liǎo)解會議統計信息，高效掌握不(bù)同處室開會頻率與時(shí)長，爲(wéi / wèi)提高會議效率、降低會議成本提供數據支撐。

（會議看闆）

  如今，互聯網和(hé / huò)信息化正在(zài)沖擊中國(guó)社會的(de)方方面面，我國(guó)政企都在(zài)搭乘技術革新的(de)東風，不(bù)斷引進先進、科技、創新的(de)數字化産品，踐行低碳高效的(de)辦公宗旨。上(shàng)海市經信委緊緊跟随國(guó)務院關于(yú)數字化轉型的(de)要(yào / yāo)求，結合自身情況，率先通過數字化手段降低會議成本、延展會議價值，爲(wéi / wèi)上(shàng)海市委辦局的(de)行政管理數字化轉型做出(chū)了(le／liǎo)典範。

  雲思政會通®将先進的(de)會議管理思想、體系、方法論，與新一(yī / yì ／yí)代信息技術融合，應用到(dào)會議規範管理和(hé / huò)會議過程管理中，順應數字化轉型浪潮，持續爲(wéi / wèi)更多的(de)企業、政府單位提供專業的(de)會議數字化解決方案，助力企業及政府單位提升會議效果、規範會議管理，爲(wéi / wèi)會議管理敏捷力賦能。