雲思智慧辦公空間管理，打造數字化辦公體驗
發布日期：2023-07-27 浏覽次數：3142
當前，數字化引發的(de)新浪潮正席卷而(ér)來(lái)，颠覆、重構我們的(de)生産、生活。随着城市辦公空間租金的(de)持續攀升、政府和(hé / huò)企業對于(yú)綠色樓宇的(de)可持續合規性要(yào / yāo)求日趨嚴格，疊加全球疫情的(de)反複波動，未來(lái)的(de)辦公模式将會發生巨大(dà)變化。企業迫切需要(yào / yāo)發展辦公空間管理新範式，以(yǐ)滿足持續變化的(de)需求。
01 混合辦公新趨勢
根據 WORKTECH 學院進行的(de)大(dà)中型企業房地(dì / de)産領導意見調查顯示：生命科學行業的(de)遠程辦公比例爲(wéi / wèi) 50%，而(ér)在(zài)金融行業，許多銀行已經宣布将遠程辦公的(de)比例調整爲(wéi / wèi) 60%，這(zhè)意味着員工每周将隻有三天會在(zài)辦公室裏工作。越來(lái)越多的(de)企業采取ABW新型工作模式，即混合辦公模式。
ABW（Activity-based Working，即以(yǐ)辦公事務爲(wéi / wèi)基礎的(de)移動辦公模式）是(shì)一(yī / yì ／yí)種企業轉型策略，目的(de)是(shì)針對員工在(zài)辦公場所中不(bù)同類型活動，提供不(bù)同的(de)空間使用選擇。不(bù)強迫每個(gè)人(rén)在(zài)一(yī / yì ／yí)個(gè)固定座位上(shàng)進行所有形态的(de)工作，ABW取而(ér)代之(zhī)的(de)是(shì)鼓勵員工移動到(dào)最适合的(de)場所來(lái)進行不(bù)同類型的(de)工作，有利激發他(tā)們的(de)創造力并更高效地(dì / de)開展工作。
新趨勢對企業辦公空間管理提出(chū)了(le／liǎo)新的(de)要(yào / yāo)求。一(yī / yì ／yí)方面，需要(yào / yāo)提供足夠的(de)空間變化，滿足不(bù)同的(de)任務需求，同時(shí)能夠迅速改變，成爲(wéi / wèi)促進工作的(de)高效工具。另一(yī / yì ／yí)方面，和(hé / huò)以(yǐ)前可以(yǐ)通過定期的(de)日常考勤來(lái)保證穩定和(hé / huò)可預測的(de)辦公室占用率相比，現在(zài)則需要(yào / yāo)考慮更多動态的(de)因素。這(zhè)些要(yào / yāo)求對于(yú)許多使用年限已超過 20 年且預計可以(yǐ)再使用年限超過 50 年的(de)辦公樓宇而(ér)言，構成了(le／liǎo)極大(dà)的(de)挑戰。
02 圍繞事務的(de)空間新格局
爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)滿足人(rén)們不(bù)同場景下的(de)活動順利進行，企業需要(yào / yāo)提供多樣化的(de)活動空間滿足需求。
1. 專注區
在(zài)專注區中配置固定工位、共享工位等，滿足人(rén)們不(bù)同程度的(de)專注工作需求。固定工位采用集中分配的(de)方式。管理員可以(yǐ)按照企業空間規劃和(hé / huò)部門需求，将固定型工位、辦公室等空間單元進行多種模式分配，如：直接分配給個(gè)人(rén)模式、部門直管模式、項目直管模式等，滿足自用、外包、集團協作、項目臨時(shí)團隊等場景。
共享工位采用員工預約使用的(de)方式。沒有固定工位的(de)員工進入公司辦公時(shí)，可以(yǐ)提前預定一(yī / yì ／yí)個(gè)共享工位，或者現場掃碼預定工位，滿足短期工作的(de)工位使用需求。通過配置共享工位，企業可以(yǐ)增加空間容納人(rén)員的(de)彈性，減少空間成本投入和(hé / huò)閑置浪費，提高空間使用率。
在(zài)專注區，空間數字化還通過工位狀态屏、空間看闆、工位人(rén)體感知傳感器、工位控電以(yǐ)及環境照明聯動聯控等手段，輔助行政人(rén)員敏捷管理，保障辦公空間的(de)安全有序，提高辦公空間管理的(de)數智化體驗。
2.協作區
現代工作場景中，人(rén)與人(rén)之(zhī)間的(de)協作越來(lái)越頻繁，企業追求高效的(de)協作。空間數字化在(zài)劃分出(chū)協作區，在(zài)其中配置電話亭、卡座、洽談室、不(bù)同規模的(de)會議室等滿足不(bù)同規模、不(bù)同用途的(de)溝通會議需求。
人(rén)們可以(yǐ)通過預約或先到(dào)先得的(de)方式使用協作區的(de)空間設施。
此外，空間數字化還配備空間看闆、空間狀态屏等前端設備，幫助用戶快速了(le／liǎo)解各類空間的(de)位置和(hé / huò)忙閑狀态。在(zài)會議室中，配置人(rén)體感知傳感器、環境聯動聯控設備、智慧屏等硬件設施，提高空間使用率，以(yǐ)及幫助人(rén)們獲得更好的(de)空間使用體驗。
3. 社交區
現代職場，人(rén)們注重工作之(zhī)餘的(de)職場社交。通過設置社交區不(bù)僅幫助人(rén)們在(zài)工作之(zhī)餘放松休憩，還能達到(dào)社交的(de)目的(de)。社交區空間類型包括：休息區、茶水區、閱讀區以(yǐ)及健身娛樂區等。空間數字化通過在(zài)這(zhè)些區域中設置出(chū)傳感器、環境聯控系統、以(yǐ)及狀态屏、空間看闆等硬件設施，幫助人(rén)們實時(shí)了(le／liǎo)解社交區空間狀态，高效使用空間設施服務。
03 數字驅動空間決策
辦公空間管理如何滿足企業快速變化的(de)空間需求？烏卡時(shí)代企業如何更好的(de)降本增效？成爲(wéi / wèi)企業辦公空間管理者亟需解決的(de)問題。空間數字化構建一(yī / yì ／yí)套空間規劃、空間運營、空間盤點和(hé / huò)空間優化的(de)空間管理機制，借助空間大(dà)數據幫助企業數字化決策，幫助企業控制成本滿足不(bù)斷變化的(de)彈性空間需求。
1. 空間規劃
在(zài)企業空間成本中，工位占比較高。通過引入共享機制，将使用率低的(de)工位資源釋放出(chū)來(lái)，滿足不(bù)經常在(zài)公司辦公人(rén)員的(de)短暫工位使用需求，從而(ér)大(dà)幅降低運營成本。
2. 空間運營
在(zài)空間數字化的(de)基礎上(shàng)，通過建立一(yī / yì ／yí)套分配、共享的(de)機制，實現空間的(de)多級管理，滿足高流動性人(rén)群的(de)空間使用需求。同時(shí)，借助空間可視化，降低辦公空間管理的(de)門檻和(hé / huò)管理難度，空間管理員不(bù)再隻是(shì)面對海量數字管理空間，大(dà)幅提高工作效率。
3. 空間盤點
資源的(de)使用效率需要(yào / yāo)可量化、可追蹤。空間數字化建立空間盤點流程，定期對企業辦公空間的(de)資源數量和(hé / huò)使用情況實施盤點，幫助空間管理人(rén)員識别運營管理中存在(zài)的(de)問題。
4. 空間優化
在(zài)空間盤點的(de)基礎上(shàng)，空間管理員可以(yǐ)調整空間分區的(de)資源配置、調整固定共享的(de)比例、優化空間運營規則，從而(ér)實現空間資源的(de)效能最大(dà)化。
結語
以(yǐ)數字技術爲(wéi / wèi)基座的(de)數字化，讓人(rén)們對世界的(de)認知産生了(le／liǎo)颠覆性改變，也(yě)讓技術範式的(de)颠覆成爲(wéi / wèi)必然。
數字化帶來(lái)的(de)新思維、新技術、新模式，使人(rén)類社會的(de)技術體系、組織架構、商業模式、産業形态被重構，企業紛紛開始數字化轉型，但這(zhè)并不(bù)是(shì)終點，未來(lái)一(yī / yì ／yí)定還會有更多的(de)重構，雲思将一(yī / yì ／yí)如既往專注于(yú)泛辦公場景數字化，爲(wéi / wèi)組織帶來(lái)更大(dà)的(de)靈活性、效率和(hé / huò)創新能力，爲(wéi / wèi)社會發展帶來(lái)更多的(de)機遇和(hé / huò)成果。
