數字化辦公系統會議室鑄就(jiù)會議場景，延展會議價值

大(dà)樓内辦公的(de)華東建築設計研究院，項目遍布全國(guó)各地(dì / de)，故而(ér)外地(dì / de)員工常常需要(yào / yāo)到(dào)上(shàng)海總部組成臨時(shí)項目小組，甚至很多外地(dì / de)同事經常需要(yào / yāo)線上(shàng)參會。人(rén)員依據項目機動改變，辦公地(dì / de)點也(yě)不(bù)固定，相互溝通非常依賴大(dà)大(dà)小小的(de)會議。會前電話反複确認參會人(rén)員時(shí)間、郵件發送會議資料、人(rén)工搶占會議室的(de)傳統會議方式，會消耗參會人(rén)更多的(de)工作時(shí)間。

雲思會議利用數字化管理系統打造數字化辦公系統會議室，将企業會議的(de)會議召集、會議準備、會議執行、會後管理進行全生命周期管理，爲(wéi / wèi)華建集團提高會議效率。

首先将所有參會人(rén)（人(rén)）、會議設施（物）、會議室（場）在(zài)線化、可視化，然後使用者就(jiù)可以(yǐ)實時(shí)在(zài)線查看會議室的(de)空缺時(shí)間、參會人(rén)的(de)會議安排、會議設施的(de)布置情況，直接省去了(le／liǎo)會議邀約時(shí)反複溝通參會人(rén)時(shí)間的(de)繁瑣。

會議預約的(de)同時(shí)，系統内直接設置好主持人(rén)、記錄人(rén)、請假審批人(rén)等多種身份角色，同時(shí)可以(yǐ)申請茶歇或紙筆等個(gè)性化會議服務。預約成功後，會議的(de)時(shí)間、地(dì / de)點、會議角色會自動通過郵件或短信發布給參會者，對内溝通一(yī / yì ／yí)鍵達成！

在(zài)參加人(rén)員衆多的(de)會議，如論壇、培訓、圓桌會議等場景下，通過合理安排讓參會人(rén)員盡快找到(dào)自己的(de)座位，是(shì)維持會場秩序的(de)重要(yào / yāo)環節。

雲思數字化會議系統，在(zài)會議預約時(shí)可以(yǐ)加入參會人(rén)員座次排布圖。數字化辦公系統會議室内提供U字型、回字型、自定義等多種布局模版，同時(shí)可進行主席台、主屏幕、桌子(zǐ)、座位等添加、删除等操作，實現會議室布局的(de)配置和(hé / huò)管理。

華建世博濱江大(dà)廈分布了(le／liǎo)大(dà)大(dà)小小125間會議室。數字化辦公系統會議室不(bù)必擔心找錯會議室，會議看闆會将今日會議列表展示得清清楚楚。

會議室門口的(de)狀态屏可供确認會議名稱，多色燈帶直觀地(dì / de)展示會議室占用情況，甚至可以(yǐ)通過狀态屏刷卡進行會議簽到(dào)。

數字化辦公系統會議室的(de)優勢不(bù)止于(yú)此。爲(wéi / wèi)貫徹低碳無紙化會議，每間會議室都配備了(le／liǎo)電子(zǐ)墨水屏席位卡，可以(yǐ)将坐席信息、簽到(dào)二維碼自動同步進電子(zǐ)席位卡，人(rén)性化提示參會人(rén)員快速入座，還能有效提升會議體驗。

會後待辦事項是(shì)常常被忽視的(de)重要(yào / yāo)會議成果。在(zài)雲思會議數字化管理系統中，會議記錄人(rén)上(shàng)傳會議紀要(yào / yāo)後，可以(yǐ)設置待辦事項、指定督辦人(rén)員，會議結果可跟蹤可控制，将會議效果最大(dà)化。

同樣的(de)，所有會議室使用情況、部門會議情況等真實數據會利用BI和(hé / huò)可視化技術進行會議效率分析，量化會議成本，提高會議價值。