雲思智慧會議管理系統助力上(shàng)藥控股降本增效

在(zài)企業的(de)日常運營中，會議是(shì)必要(yào / yāo)的(de)溝通和(hé / huò)決策工具。人(rén)們常常被會議所淹沒，以(yǐ)爲(wéi / wèi)會議決議能推動企業發展，但忽視了(le／liǎo)會議的(de)成本和(hé / huò)效率問題。會議的(de)成本并不(bù)僅僅是(shì)參會人(rén)員的(de)時(shí)間成本，還包括場地(dì / de)成本和(hé / huò)後勤保障等方面，而(ér)會議效率低下會加劇會議成本的(de)浪費。爲(wéi / wèi)有效促進會議降本增效、提高管理效率、節約資源，雲思應用智慧會議管理系統給上(shàng)藥控股出(chū)妙招。

上(shàng)藥控股

上(shàng)海醫藥集團股份有限公司是(shì)滬港兩地(dì / de)上(shàng)市的(de)大(dà)型醫藥産業集團。上(shàng)藥控股有限公司（簡稱“上(shàng)藥控股”）直屬上(shàng)海醫藥集團股份有限公司，是(shì)一(yī / yì ／yí)家以(yǐ)藥品分銷爲(wéi / wèi)核心的(de)全國(guó)性現代醫藥供應鏈服務企業，經營中心網絡遍布全國(guó)17個(gè)省市。

近幾年，随着我國(guó)對科技創新的(de)日益重視，配套醫改政策不(bù)斷推進，加上(shàng)疫情等突發公共衛生事件，醫藥企業生存環境從高速增長轉向高質量增長，經曆過高速發展階段的(de)上(shàng)藥控股如今采用數字化工具逐步邁向智能化、數字化。

上(shàng)藥控股總部大(dà)樓中，駐紮着衆多子(zǐ)公司及臨時(shí)項目組人(rén)員。在(zài)這(zhè)樣員工人(rén)數多、身份複雜的(de)大(dà)樓中開會，對會議全流程管理要(yào / yāo)求都非常高。雲思将企業會議的(de)會議召集、會議準備、會議執行、會後管理全生命周期内的(de)人(rén)、物、行爲(wéi / wèi)、活動、内容等各種會議要(yào / yāo)素數字化、在(zài)線化、信息化、智能化，助力上(shàng)藥控股在(zài)會議各類場景實現數字化升級轉型。

會議預約節約溝通成本

上(shàng)藥控股數字化會議支持線上(shàng)預約，預約時(shí)可按條件篩選選擇會議室、設備、會務服務等會議需求标簽。會前大(dà)量的(de)行程溝通、場地(dì / de)設備預定、茶餐等服務預定事務濃縮在(zài)一(yī / yì ／yí)個(gè)會議召集動作中，快速形成會議方案，節約大(dà)量溝通時(shí)間。

會議室門口設有會議狀态屏，屏上(shàng)直觀地(dì / de)展示會議室的(de)當天會議安排，狀态屏四周的(de)燈帶展示會議室狀态，包括預約、占用、空閑等狀态的(de)直觀表達。

對于(yú)臨時(shí)到(dào)上(shàng)藥控股開會的(de)外來(lái)人(rén)員，沒有會議系統賬号怎麽辦？會議室門口設有會議狀态屏，屏上(shàng)預留快速會議入口，不(bù)需要(yào / yāo)登錄系統，手指一(yī / yì ／yí)點預約會議，随時(shí)随地(dì / de)輕松鎖定會議室。

數字化會議系統可以(yǐ)制定周期性會議規則，自動将周期性會議與會議室簡化流程，減少了(le／liǎo)重複預約和(hé / huò)審批，使公司年度例會專人(rén)規劃、高效落實。

會務服務提高會議質量

會議預約的(de)同時(shí)還可以(yǐ)自定義會議座席，上(shàng)藥控股可以(yǐ)通過圖形化的(de)排位方式，實現參會人(rén)員角色、職位在(zài)線編排，提升會議效能和(hé / huò)會議質量。

爲(wéi / wèi)将節約會議成本貫徹到(dào)底，會議預約界面明确标注了(le／liǎo)會議服務項目與報價，例如本間會議室每小時(shí)單價、會議設備借用價格、會議茶水和(hé / huò)用餐預定服務及單價等等，既擴充會議服務範圍，方便會務提前準備，同時(shí)爲(wéi / wèi)會議成本核算提供數據依據。

雲思爲(wéi / wèi)數字化會議系統預留OA接口，未來(lái)上(shàng)藥控股的(de)會議預約完成後，時(shí)間、地(dì / de)點、主題内容、會議資料等信息将通過短信或郵件方式自動發送給參會人(rén)，參會人(rén)可實時(shí)查看會議安排，提高溝通和(hé / huò)協同效率。

會中提高會議效率

上(shàng)藥控股大(dà)樓日常辦公人(rén)數衆多，在(zài)周期性會議占用之(zhī)後，空閑會議室就(jiù)屬于(yú)緊俏資源。爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)敦促大(dà)家嚴格控制會議時(shí)長，除了(le／liǎo)規定每間會議室按小時(shí)計費之(zhī)外，超出(chū)預定時(shí)間的(de)會議室也(yě)需要(yào / yāo)重新審批。

當然爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)節約會議成本，會議如果提前結束，組織者還可以(yǐ)在(zài)系統内點選會議提前結束，及時(shí)釋放會議室結束計費。長此以(yǐ)往，養成敏捷會議的(de)習慣後，大(dà)家的(de)會議流程會越來(lái)越精簡，會議室的(de)利用率也(yě)會越來(lái)越高。

會後精細化管理

會議結束後，會議室使用費用、會務資源費用将自動分類整理，定期向部門或子(zǐ)公司進行成本申報，使會議成本計算有章可循，有證可依，促使會議室使用者更注重會議成本控制，同時(shí)便于(yú)上(shàng)藥集團内實現精細化管理。

總體會議情況、各部門會議分布情況、綜合會議列表、待辦完成情況等全局統計信息，将在(zài)上(shàng)藥控股數字化會議系統内進行彙聚、沉澱，自動構建可視化模型，幫助管理者了(le／liǎo)解會議室資源規劃是(shì)否合理，例如是(shì)否将大(dà)型會議室劃分爲(wéi / wèi)更多小型會議室，或者是(shì)否增加高頻預約的(de)服務，進而(ér)優化資源利用效率和(hé / huò)成本控制。

十四五時(shí)期是(shì)醫藥産業向創新驅動轉型、實現高質量發展的(de)關鍵五年，是(shì)醫藥工業産業結構調整的(de)關鍵時(shí)期。爲(wéi / wèi)助力上(shàng)藥控股搭乘數字化東風，雲思數字化智慧會議管理系統以(yǐ)數字化泛辦公爲(wéi / wèi)核心，向下對接上(shàng)藥控股原有的(de)OA、信發、預約等系統，向上(shàng)滿足頂層應用需求，滿足客戶數字化、在(zài)線化、敏捷化會議需求，攜手上(shàng)藥控股實現降本增效，逐步駛入發展的(de)快車道(dào)。

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